Dengan demikian, peran dan fungsi
humas salah satunya adalah mengkomunikasikan informasi kepada publik internal
dan eksternal secara profesional sehingga dapat meningkatkan citra institusi tersebut.
Kehadiran institusi pendidikan memiliki tanggung jawab sosial bagi masyarakat,
khususnya masyarakat sekitar. Tanggung jawab sosial yang dimanifestasikan dalam
berbagai kegiatan akan menciptakan kepercayaan dari masyarakat. Institusi
pendidikan tanpa dukungan yang kuat dari masyarakat, tidak akan mampu bertahan
lama bagi kehidupan sosial.
Kegiatan public relations dalam
rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk
yang dibuat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen/pengguna jasa. Salah
satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer/user sama dengan
costumer yaitu dengan pelayanan melalui berbagai media publitas, karena
disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan
keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu
bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana produk tersebut digunakan
dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan produk tersebut.
Lingkup dari PR dalam lembaga pendidikan jika ditinjau
dari cakupannya terbagi menjadi 2 macam, yakni lingkup internal dan eksternal.
1. Eksternal
Public Relations
Publik Eksternal adalah public yang berada di luar
organisasi/ instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk
dapat membina hubungan baik. Public eksternal menyesuaikan diri dengan bentuk
atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan
demikian maka yang menjadi public esternal suatu organisasi akan berbeda dengan
organisasi lainnya.
2. Internal
Public Relations
Yang termasuk public internal adalah khalayak /
public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau
instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan
dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut
berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga
pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya.
Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari
organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi
bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.
Humas (public relations) dalam
lembaga pendidikan dapat dilakukan dengan membuat master plan atas
beberapa hal yang akan dilakukan selama jangka waktu tertentu. Diantara tugas
utamanya adalah mengelola dan membangun komunikasi dan pemahaman kepada publik,
baik internal ataupun eksternal. Kegiatan Humas internal lebih kepada membangun
komunikasi dan distribusi informasi ke dalam personal di lembaganya. Sementara
fungsi eksternal Humas lebih bersentuhan dengan pihak luar, khususnya yang
berkompeten.
Baik internal maupun eksternal,
Humas memiliki fungsi yang sama yaitu bagaimana membangun komunikasi dan
persepsi positif kepada stakeholders pendidikan dari negatif menjadi positif.
Semula dari sikap antipati menjadi simpati, sikap kecurigaan berubah
penerimaan, dari masa bodoh bergeser pada minat dan dari sikap lalai menjadi
pengertian. Tentu saja bentuk proses transfer sikap tersebut bukan pilihan
utama. Artinya Humas akan bekerja ketika persoalan sudah berkembang. Bukankah
mencegah itu lebih baik daripada mengobati.
Tugas yang paling berat dihadapi
Humas sekolah adalah fungsi kerja eksternalnya. Disini kerja Humas tidak bisa
dibatasi oleh ruang dan waktu. Kapan pun dan dimanapun jika ada yang perlu
dijelaskan, diklarifikasi hingga dikonfrontir seputar sekolah, Humas harus siap
sedia. Kerja eksternal ini Humas akan bersentuhan banyak orang, tidak hanya
orangtua siswa atau instansi pemerintahan terkait dan perusahaan swasta tetapi
juga masyakarat luas, entah sebagai LSM, politisi atau wartawan yang mengaku
peduli dengan kemajuan dunia pendidikan.
Untuk memberdayakan peran dan fungsinya itu,
seorang Humas harus memiliki program kerja yang terarah dan terukur. Diantara
beberapa jalinan kerjasama dengan stakeholder lainnya adalah:
- Kerja Sama dengan Komite Sekolah/ Madrasah dan Instansi Terkait. Komite Sekolah merupakan lembaga independen yang bekerja sama dengan penyelenggaraan pendidikan dengan memberikan peran yang sangat besar dalam memberikan sumbangan pemikiran terhadap penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Fungsi Komite Sekolah / madrasah bertugas sebagai mitra utama sekolah untuk menyelenggarakan pendidikan.
- Hubungan dengan lembaga lain atau lembaga yang di atasnya. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang proses lanjutan studi anak.
- Hubungan Kerja Sama dengan Lingkungan Masyarakat. Hubungan kerja sama ini dimaksudkan untuk : 1). Menjaga keamanan dan ketertiban; dan 2). Menata dan menjaga taman sekolah dan lingkungannya.
- Hubungan Kerja Sama dengan Alumni. Alumni diharapkan membentuk wadah sehingga bisa aktif dalam memberikan bantuan kepada adik-adiknya yang masih aktif
- e. Hubungan Kerja Sama dengan Lembaga Bimbingan Belajar. Beberapa lembaga bimbingan belajar dalam upaya peningkatan prestasi peserta didik.
Contoh
Kongkrit lain yang terjadi pada perusahaan Kereta Api
1. Eksternal : Dengan di perlakukannya pembelian
tiket di tiap minimarket seperti indomart di seluruh Indonesia hal ini
merupakan contoh konkrit dari sistem CRM yang telah dilakukan, sehingga dengan
hal demikian masyarakat (pelanggan KA) dapat merasa lebih puas dan lebih
nyaman. Misalnya adanya kreta ekonomi AC, larangan penjual asongan di kreta
api, dan sebagainya, sehingga pelanggan merasa lebih aman dan tertib. Oleh
karenanya fungsi dari informasi yang di dapatkan olehpara pelanggan dapat tereliasisakan sehingga emosi
dari pelanggan lebih nyaman dan tenang menggunakan KA dalam alternative
perjalanannya.
2. Internal : Kegiatan public
relations terdapat apa yang disebut internal public relations, yang
diantaranya mencakup apa yang dinamakan employee relations, yakni hubungan
dengan karyawan. Dalam rangka pelaksanaan employee relations ini, public
relations officer terjun kebawah, bergaul dengan karyawan untuk menampung
keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada pekerjaan.
Dengan demikian, prinsip komunikasi
dua arah merupakan tuntutan seorang Public Relations (humas) agar dapat
memberitahu atau dapat mengubah sikap, pendapat, perilaku tertentu
perorangan/kelompok agar sesuai dengan tujuan institusi yang diwakilinya. Dengan
kata lain dapat berkomunikasi se-efektif mungkin untuk menciptakan saling
pengertian. Secara internal aktivitas humas adalah menciptakan Mutuall
Understanding antara pimpinan dan yang dipimpin, sedangkan secara eksternal
antara institusi/lembaga dengan masyarakat (konsumen/publik).
EmoticonEmoticon