Dalam melaksanakan tuags dan fungsi dalam sebuah instansi atau perusahaan, tentunya seorang Humas memiliki peran dan fungsi dan akan membawa instansi yang ditempati manjadi lebih baik, berikut adalah peran dan fungsi Humas yang dapat dijadikan referensi .
Mengacu pada pendapat Ruslan (2007:20), bahwa humas mempunyai empat peran utama yaitu:
1. Communication Tehnician (Teknisi Komunikasi)
Beberapa praktisi Public Relation memasuki dunia ini sebagai teknisi. Pada tahap ini sangat diperlukan kemampuan jurnalistik dan komunikasi. Praktisi PR diarahkan untuk berperan sebagai penulis, menulis news letter, menulis in house journal, menulis news release, menulis feature, dll. Praktisi PR dalam peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran mereka lebih ke arah penulisan tools dan mengimplementasikan program.
2. Expert Prescriber (Penasehat Ahli)
Praktisi PR sebagai pendefinisi problem, pengembang program dan memiliki tanggungjawab penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka sebagai pihak yang pasif. Manajer yang lainnya menyerahkan tugas komunikasi sepenuhnya ke tangan si "komunikasi" sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaan mereka yang lainnya.Tampaknya bangga karena PR semacam ini dianugerahi kepercayaan tinggi tetapi karena tidak adanya keterlibatan top manajemen dalam peran PR maka PR seolah terisolir dari perusahaan. Ia sibuk sendiri dengan pekerjaannya. Di pihak manajemen mereka juga menjadi sangat tergantung kepada PR nya. Mereka menjadi minim komitmen kepada tugas – tugas PR, padahal seperti diketahui seharusnya tugas PR harusnya dilakukan oleh semua orang yang ada dalam sebuah perusahaan,
Dalam hal diffusi peran dan fungsi PR sehingga mereka paham spirit perlunya PR bagi perusahaan menjadi rendah dan tidak akan tersosialisasi bahkan terburuk akan hilang kepercayaan top manajemen akan fungsi PR bagi sebuah organisasi. Hal ini akan terjadi apabila top manajemen banyak merasa dikecewakan oleh PR yang dianggap mereka sebagai pakar.
3. Communication Facilitator (Fasilitator Komunikasi)
Public Relation sebagai pendengar setia dan pemberi informasi. Mereka sebagai penghubung, interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya. Mereka mengelola two way communicationnya dengan cara membuka rintangan komunikasi yang ada dan yang terjadi. Tujuannya dalam hal ini adalah untuk menyediakan kebutuhan dua belah pihak akan informasi, membuat kesepakatan yang melibatkan minat kedua belah pihak.
Para pelaku dengan peran ini menempatkan dirinya sebagai sumber informasi dan sebagai kontak antara organisasi dan publiknya. Sebagai wasit dari interaksi, memantapkan agenda yang akan didiskusikan antara dua belah pihak, menyimpulkan pandangan, bereaksi terhadap kasus, membantu partisipan mendiagnosa masalah, membantu menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan komunikasi.
4. Problem Solving Facilitator (Fasilitator memecahan masalah)
Dalam peran ini Praktisi PR berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dalam manajemen stratejik perusahaan. Bergabung dengan konsultan mulai dari awal direncanakan program hingga evaluasinya. Membantu manajemen menerapkan PR sebagai tahapan fungsi manajemen yang sama dengan kegiatan manajemen yang lain.
PR berfungsi sebagai bagian penting penganalisis situasi, memiliki peran yang intens dalam pengembangan prosedur, kebijakan, produk dan aksi perusahaan. Mereka juga memiliki power mengubah sesuatu yang seharusnya diubah. Mereka harus terlibat dalam segala bentuk perubahan organisasi. Melalui peran ini mereka menjadi paham spirit setiap program baik motivasi maupun tujuan mengapa program harus dilaksanakan, mereka mensupport perubahan strategis organisasi, keputusan yang sifatnya taktis dan memiliki komitmen pada perubahan dan mampu menyediakan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan program.
Mereka dimasukkan sebagai tim manajemen karena mereka mampu menunjukkan kemampuan dan nilai dalam membantu manajemen menangani serta menyelesaikan permasalahan.
Jika keempat peran ini dapat dilaksanakan oleh humas maka kinerja humas akan berjalan secara maksimal karena dengan demikian humas dapat menjalankan fungsi-fungsinya secara lebih baik, namun masih banyak instansi yang praktisi humas hanya menjalankan peranan teknisi karena apa yang mereka lakukan sudah ditentukan oleh bagian lain dalam instansi.
Fungsi humas adalah membantu manajemen dalam melakukan kebijakan-kebijakan yang diberikan dan mengembangkan hubungan yang baik dengan semua public. Seorang pimpinan dan staf humas, memberikan pelayanan yang baik kepada para eksekutif dalam kedudukannya sebagai penasehat diposisi pengoperasian untuk membantu institusi/organisasi dalam mengaplikasikan kebijakan yang diberikan.
Menurut Elvinaro & Soemirat (2003 : 87) Public Relation merupakan bagian dari institusi yang berfungsi memelihara dan menumbihkan hubungan yang harmonis antara institusi dengan masyarakat umum atau publik. Fungsi Public Relation juga menjaga hubungan yang baik didalam institusi, yaitu mencoba menjaga komunikasi yang baik antara semua pegawai/karyawan dengan top manajemen hingga pegawai/karyawan yang mempunyai pangkat paling rendah di istitusi tersebut.
Public Relation dalam sebuah institusi dapat di katakan berfungsi ketika Public Relation tersebut telah menunjukkan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dimengerti masyarakat secara umum.
Menurut Djanaid (1993:24) dalam bukunya Public Relation dalam teori dan praktek Humas memiliki 2 Fungsi yaitu Fungsi Konstruktif dan Fungsi Korektif.
1. Fungsi Konstruktif
Dalam Fungsi Konstruktif ini mendorong humas membuat aktifitas ataupun kegiatan-kegiatan yang terencana, berkelanjutan yang cenderung bersifat proaktif.
2. Fungsi Korektif
Fungsi Korektif humas berperan seperti “Pemadam Kebakaran”. Apabila sebuah organisasi/lembaga terjadi masalah-masalah (krisis) dengan public, maka humas harus berperan dalam mengatasi terselesaikannya masalah tersebut.
Menurut Anne Can Der Meiden dalam Rumanti (2002 : 204)
Fungsi utama dari Public Relation yaitu :
1. Menciptakan, membina hubungan yang harmonis antara institusi dengan publiknya baik public dalam institusi maupun publik luar institusi.
2. Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan meningkatkan partisipasi publik.
3. Menciptakan opini publik yang menguntungkan bagi institusi dan publiknya.
Menurut Onong Uchjana Effendy dalam Ruslan (2005 : 9) Fungsi Public Relation Officer (PRO) dalam menjalankan tugas-tugas dan operasionalnya meliputi kegiatan sebgai berikut :
1. Mendukung kegiatan manajemen dalam mewujudkan tujuan institusi.
2. Membina hubungan yang baik antara institusi dengan publik dalam dan publik luar.
3. Memfasilitasi kegiatan komunikasi dua arah melalui penyebaran informasi dari institusi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada institusinya.
4. Melayani kegiatan publik dan memberi masukan kepada pimpinan institusi untuk kepentingan umum.
Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan mengenai peran dan fungsi utama Public Relation yang pada intinya adalah sebagai berikut :
1. Sebagai komunikator atau sarana penghubung antara institusi dengan publiknya.
2. Membina Relationship, yaitu menumbuhkan dan menjaga hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan publiknya.
3. Sebagai pendukung manajemen dalam menjalankan fungsinya untuk mewujudkan tujuan institusi.
4. Membentuk Citra Institusi, artinya peranan Public Relation untuk menciptakan citra yang positif bagi institusi.
